Спецификация к договору поставки: что включить, чтобы не спорить при приёмке

Спор при приёмке почти всегда начинается с одной фразы: «в договоре так не написано». Договор поставки задаёт рамки, а спецификация описывает, что именно везут. Если в ней нет марки, размера или допуска, привезти можно что угодно, и формально это будет исполнением. Ниже — что записать в спецификацию, чтобы приёмка прошла по цифрам, а не по спорам. Материал справочный и не заменяет консультацию юриста.

Что такое спецификация и зачем она отдельно от договора

Спецификация — приложение к договору поставки. В ней перечислены позиции товара, количество, единицы, цена и условия по каждой. Договор можно подписать один раз на сезон, а спецификацию оформлять на каждую партию: меняются объёмы, цены и сроки, а общие условия остаются. Общие пункты договора разобраны в статье про договор поставки и на что смотреть перед подписанием.

Если спецификации нет или в ней написано «арматура, 5 т», при споре не к чему привязать претензию. Привезли А240 вместо А500С, и это тоже «арматура».

Из чего состоит строка спецификации

Обязательные реквизиты позиции в спецификации

Реквизит	Как записать	Что случится, если пропустить
Наименование и марка	Полностью: «Арматура А500С диаметр 12», «Бетон В22,5, подвижность П4, F150, W6»	Привезут соседнюю марку, и это будет «то же наименование»
Стандарт	ГОСТ или ТУ, по которому изготовлен товар, например ГОСТ 34028-2016 для арматурного проката или ГОСТ 7473-2010 для бетонной смеси	Нет эталона, с которым сравнивать паспорт и замеры
Размер и длина	Диаметр, сечение, мерная длина или длинномер, фракция	Резка и подгонка на объекте за ваш счёт
Единица и количество	Тонны, метры, штуки, кубометры. Для металла и пиломатериала укажите, чем меряем: весом или длиной	Счёт в тоннах, а проверка в метрах: расхождение не согласовать
Допуск	Допустимое отклонение по количеству и размеру, например по массе партии	Недовоз в пределах «разумного» нельзя ни доказать, ни оспорить
Цена и НДС	Цена за единицу, НДС выделен, порядок пересчёта по фактическому весу	Расхождение между счётом и УПД
Документы на партию	Паспорт или сертификат качества, УПД, транспортная накладная	Нечем подтвердить, из какой партии материал

Единицы измерения: где путаница чаще всего

Покупатель считает в метрах, завод продаёт в тоннах, склад отпускает штуками. Это самое частое место расхождений, поэтому единицу фиксируйте в спецификации рядом с количеством и указывайте, что является основанием для расчёта.

• Арматура и прокат — обычно тонны, при этом масса зависит от фактического диаметра в допуске. Вес метра смотрите в таблице весов арматуры.
• Бетон и раствор — кубометры, при этом объём считают по накладной миксера, а не по формам на объекте.
• Щебень, песок, ПГС — кубометры или тонны. Укажите, как принимаете: по объёму кузова или по весу на весах. Разница описана в статье про приёмку сыпучих материалов.
• Пиломатериалы — кубометры или штуки. Для доски обязательно сечение, длина и влажность, см. приёмку пиломатериалов.

Допуск: как не спорить о граммах и сантиметрах

Допуск нужен, потому что ровно 5,000 тонн в партии не бывает. Если его не записать, одна сторона будет считать недовозом 30 кг, другая будет считать это нормой. В спецификации достаточно одной формулировки: допустимое расхождение между массой по документам и фактической массой, в процентах или в килограммах, и что за его пределами составляется акт.

Размеры и отклонения по прокату, блокам и кирпичу регулируют ГОСТ на конкретный вид продукции. Сошлитесь на нужный стандарт в строке, а не пересказывайте его: так допуск берётся из документа, а не из переговоров. Какие дальше нужны сертификаты, описано в статье про паспорта и сертификаты качества.

Документы: что именно передаёт поставщик

Список документов в спецификации не должен быть общим «комплект документов». Перечислите: паспорт качества на партию, УПД, транспортная накладная или ЭТрН, для бетона — накладная с временем выезда и составом. Укажите, в каком виде они приходят (ЭДО или бумага) и когда. Подробности про закрывающие бумаги — в статье про УПД.

Пример: спецификация на фундамент

Допустим, ленточный фундамент дома под ключ. Для спецификации нужны всего три позиции с полным описанием: бетон, арматура, щебень под подушку.

1. Бетон В22,5 П4 F150 W6 по ГОСТ 7473-2010, кубометры, по накладной миксера. Цена по прайсам заводов на дату: цена — в КП за час.
2. Арматура А500С диаметр 12 по ГОСТ 34028-2016, тонны, мерная длина 11,7 м, допуск по массе партии — по договору. Цена: цена — в КП за час.
3. Щебень фракции 20-40 по ГОСТ 8267-93, кубометры, приёмка по объёму кузова. Цена: цена — в КП за час.

Количества посчитайте заранее: для бетона и арматуры есть разбор по фундаменту. Каталог по позициям: бетон, арматура, щебень и песок.

Типовые ошибки в спецификациях

• Название без марки или класса: «бетон», «арматура», «щебень».
• Нет ссылки на ГОСТ или ТУ, поэтому не с чем сравнивать паспорт.
• Метры в заявке, тонны в счёте, штуки в накладной.
• «Допустимое отклонение по соглашению сторон» вместо числа.
• Спецификация не подписана или подписана после отгрузки.
• Изменили объём письмом или в мессенджере, а спецификацию не обновили.

Как это выглядит в КП «Снабжения строек»

В коммерческом предложении каждая позиция указана с маркой, размером и единицей, а цена завода показана отдельно от сервисного сбора с НДС. Подробнее об этапах — на странице «Как это работает». Если у вас уже есть смета или ведомость, пришлите её: список переносится в спецификацию без потери размеров. Пришлите список — КП за час в рабочее время: оставить заявку. Контакты: +7 (984) 175-56-65, setkadv@list.ru, Хабаровск, пер. Камышовый, 10 Б, пн–пт 9:00–18:00.