Что проверить и подписать в транспортной накладной и ТТН при доставке материалов

Материалы приезжают с набором бумаг: УПД или накладная на товар и документ на перевозку. Они отвечают на разные вопросы. УПД показывает, что продано и за сколько. Транспортная накладная показывает, что и в каком виде везли. Заметка справочная: в спорных случаях сверяйтесь с договором и обратитесь к юристу, это не юридическая консультация.

Чем транспортная накладная отличается от ТТН

Договор перевозки груза автомобильным транспортом подтверждает транспортная накладная. Её форма и порядок заполнения описаны в правилах перевозок грузов автомобильным транспортом: это постановление Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020. Раньше для товаров применяли товарно-транспортную накладную по форме 1-Т. Сейчас её форма не обязательна, и многие поставщики до сих пор оформляют отгрузку именно так. Названия в документах разнятся, поэтому смотрите на содержание: кто отправил, кто везёт, что везёт, куда.

Вместе с накладной на товар (УПД и закрывающие документы) эти документы закрывают сделку: первая подтверждает покупку, вторая — перевозку.

Что сверить в накладной на месте

Что проверить в транспортной накладной при разгрузке

Что смотреть	С чем сверять	Если не совпало
Грузоотправитель и получатель	договор и счёт	не принимать до выяснения
Наименование, марка, размер	КП и счёт	отметка в накладной, акт
Количество или вес	фактическая проверка	запись о недовозе, акт
Пломбы, упаковка	номера в накладной	фото, отметка, акт
Время прибытия и разгрузки	фактическое время	запись о простое, если он был
Машина и водитель	данные в документах	уточнить у перевозчика

Подробный порядок осмотра на объекте и состав акта — в статье приёмка стройматериалов: акт о недовозе и браке.

Пример приёмки по шагам

Условный пример: бетонную смесь и арматуру везут одним рейсом, по накладной 12 м³ смеси и арматура в связках.

1. Попросите у водителя накладную до начала разгрузки. Сверьте отправителя, получателя и состав груза со своим счётом.
2. Посмотрите упаковку и пломбу. Для арматуры сверьте количество связок и бирки, для смеси — объём в накладной.
3. Если вес или объём вызывает сомнения, пересчитайте или взвесьте груз. Зимой на ДВ материалы приезжают с наледью и снегом: осматривайте их при хорошем свете и не принимайте на глаз.
4. Найдено расхождение — пишите его в накладную прямо при приёмке: что, сколько, в каком состоянии. Не подписывайте «принято без замечаний», если замечания есть.
5. Сделайте фото накладной, груза, маркировки и пломбы. Составьте акт с водителем и представителем получателя.
6. Отправьте акт и фото поставщику в день приёмки.

Что писать при недовозе и браке

В накладной делают краткую отметку в графе о приёме груза или в отдельной графе для замечаний. Пример формулировки: «Недовоз 2 связок арматуры Ø12, по накладной 10, принято 8» или «Трещины на 3 блоках, фото приложены». К отметке добавляют акт. В нём указывают дату, место, участников, перечень позиций, количество и описание дефекта. Акт подписывают все присутствующие. Если водитель отказывается подписывать, фиксируют это в акте и вызывают представителя перевозчика.

Порядок предъявления претензий и сроки определяются договором и законом о перевозках. Не затягивайте: чем раньше подан акт, тем проще разбираться. В договоре поставки посмотрите, кто отвечает за груз в пути и в какой срок принимать претензии.

Электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — тот же документ, только в электронном виде. Её подписывают участники перевозки электронными подписями через оператора электронного документооборота. Для получателя это означает, что бумаги на руках может не быть: накладная приходит в кабинет у оператора. Проверка остаётся прежней: открыть документ, сверить с заказом, подписать или записать замечания в сервисе. Если в договоре с поставщиком ЭТрН не предусмотрена, согласуйте формат заранее.

Кто что подписывает

В накладной участвуют три стороны: грузоотправитель (завод или склад), перевозчик и грузополучатель. Отправитель подтверждает, что и сколько передал водителю. Перевозчик подписывает приём груза к перевозке и выдачу получателю. Получатель расписывается в приёме. Если вы заказали материалы через наш сервис, получателем обычно указан ваш объект или ваша организация, а отправителем завод. Проверьте, что адрес разгрузки и контактное лицо в накладной совпадают с вашей заявкой: перепутанный адрес или чужой получатель — частая причина споров.

Получатель на объекте должен иметь право подписи. Если приёмку ведёт прораб или кладовщик, а не руководитель, оформите доверенность или внесите его данные в заявку заранее. Без этого перевозчик вправе не отдать груз, а подпись неуполномоченного человека потом оспаривают.

Какие документы хранить и сколько

Храните накладную, УПД, акты о недовозе и браке, фото и переписку по заказу в одной папке по объекту. Накладная нужна бухгалтеру для учёта затрат, а при споре с перевозчиком или заводом — как доказательство количества и состояния груза. Сроки хранения определяет бухгалтерская политика и закон, уточняйте у бухгалтера. Фото с датой и привязкой к накладной лучше выгрузить сразу, пока они не потерялись в телефоне.

Типовые ошибки

• Подписать накладную раньше, чем груз осмотрели.
• Принять «без замечаний», а недовоз заметить на следующий день.
• Не записать фактическое время приезда: потом нечем подтвердить простой.
• Устно договориться с водителем, но не записать в документ.
• Не сверить номер пломбы с накладной.
• Смешать документы: УПД получили, а накладную на перевозку потеряли.

Как это выглядит в КП и заказе

В КП материалы идут отдельными строками по ценам заводов, затем строка нашего сервиса 1,5 %, всё с НДС 22 %, один счёт. Доставка считается отдельной строкой по ставкам машин, их смотрите на странице доставки. Заранее договоритесь, в каком виде вам нужны документы на перевозку и кто будет принимать груз. Для заказа бетона и арматуры одним рейсом смотрите категории бетон и арматура. Порядок работы по шагам — на странице «Как работаем». Готовы начать — пришлите список — КП за час в рабочее время.