УПД и закрывающие документы при покупке стройматериалов: что должно прийти и когда

Закрывающие документы — это бумаги, которыми сделка закрывается после отгрузки. По ним бухгалтерия принимает товар к учёту, а вы подтверждаете, что получили именно то, за что заплатили. Счёт на оплату в их число не входит: он нужен до платежа, а не после.

Какие документы должны прийти вместе со стройматериалами

Комплект документов на поставку стройматериалов

Документ	Что подтверждает	Когда и как приходит
УПД	Что, сколько и по какой цене отгружено. Со статусом 1 это ещё и счёт-фактура с НДС	В день отгрузки или в ближайшие дни, по ЭДО или на бумаге
Транспортная накладная (ТН или ЭТрН)	Кто вёз, что и когда, и что получатель принял груз	Оформляется при погрузке, получатель подписывает при выгрузке
Документ о качестве (паспорт) партии	Параметры именно этой партии: класс бетона, номер плавки арматуры, фракция щебня	С машиной или вместе с УПД
Акт о расхождениях	Недовоз, пересорт или брак, если они были	Составляется на объекте в день приёмки
Акт или УПД на доставку	Перевозку как услугу, если её оформляют отдельной строкой или отдельным исполнителем	После рейса

УПД со статусом 1 и со статусом 2: чем отличаются

УПД — универсальный передаточный документ. Форму рекомендовала ФНС в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@: один лист заменяет накладную и счёт-фактуру. Какую именно бумагу он заменяет, показывает статус в левом верхнем углу.

Статусы УПД

Статус	Что заменяет	Кто так выставляет	Что видно в документе
1	Счёт-фактуру и передаточный документ	Продавец — плательщик НДС	Заполнены ставка и сумма НДС. По такому документу бухгалтерия покупателя принимает налог, детали — к вашему бухгалтеру
2	Только передаточный документ (накладную)	Продавец без НДС, например на УСН, или продавец, который выставляет счёт-фактуру отдельно	Поля счёта-фактуры не заполнены

Два УПД на одну отгрузку с разными статусами — повод спросить продавца, какой из них действует. Цены в нашем КП и счёте даны с НДС 22 %: в документах ставка и сумма должны совпасть со счётом.

Что проверить в УПД до подписи

Чек-лист проверки УПД

Что проверить	Как	Что делать, если не так
Стороны	Названия, ИНН и КПП продавца и покупателя сверьте с договором и счётом	Не подписывайте, просите исправленный документ
Грузополучатель	Должен совпасть с тем, кто принял груз на объекте	Исправление до подписи
Позиции	Марка, класс, диаметр, фракция — как в счёте и заявке. «Бетон» без класса и подвижности — мало	Просите уточнить наименование
Количество и единицы	Сравните с фактом: пересчитали, взвесили, сверили с накладной на бетон	Расхождение — акт, подпись только с замечанием
Цена и сумма	Цена за единицу × количество = сумма, цена как в счёте	Просите исправление или корректировку
НДС	При статусе 1 — ставка и сумма в строках и в итоге	Нет НДС при статусе 1 — выясните у продавца
Дата отгрузки	Совпадает с днём, когда приехала машина	Уточните у продавца
Подписи	У продавца подписал уполномоченный человек. Ваша подпись — того, кто принял груз, с ФИО и должностью	В ЭДО подписывающему нужна машиночитаемая доверенность (МЧД), если он не директор

ЭДО или бумага

• ЭДО. Документ приходит в кабинет оператора. Вы подписываете его электронной подписью или отправляете отказ с комментарием, что исправить. Ошибки лучше возвращать, а не оставлять без ответа.
• Бумага. Два экземпляра. Подписываете оба, один оставляете себе, второй возвращаете продавцу. Печать не обязательна, если её нет у вашей организации.

На странице «Как это работает» указано: в нашем заказе документы — УПД по ЭДО. Если подключённого ЭДО у вас нет, уточните порядок получения документов до оплаты, а не после разгрузки.

Сроки: что приходит и в каком порядке

1. В день отгрузки. Транспортная накладная у водителя, документ о качестве вместе с партией. Бетон идёт с документом на каждую машину.
2. В день отгрузки или в ближайшие дни. УПД. По Налоговому кодексу счёт-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки. Для УПД со статусом 1 этот срок относится к самому УПД.
3. До подписи. Приёмка и сверка. Подпись в УПД подтверждает, что вы приняли количество и ассортимент, поэтому ставить её заранее не стоит.
4. После подписи. Храните комплект целиком: УПД, ТН, паспорт, акты. Он нужен для расчётов, проверок и споров о качестве.

С 1 сентября 2026 года транспортная накладная по общему правилу формируется в электронном виде: так сказано в статье 8 закона № 259-ФЗ в редакции закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ. На бумаге её оформляют только в случаях, которые определил Минтранс приказом от 01.06.2026 № 262, например при перевозке гражданину для личных нужд или когда отправитель и получатель — одно лицо. Как перевозчик подписывает ЭТрН и когда она вам придёт, спросите у перевозчика.

Металл и сыпучее: УПД по фактическому весу

Металл и сыпучие материалы считают по весу, а вес известен только после взвешивания. Поэтому счёт на них выставляют с запасом: у нас это 3 % по весу, после отгрузки счёт пересчитывается по факту. В УПД должен стоять вес из весовой и накладной, а не вес из счёта.

Разница между счётом и УПД — это пересчёт, а не ошибка. Но вы должны её видеть: сверьте итоговый вес УПД с весовым листом карьера или завода. Для щебня и песка спор «привезли 11 кубов вместо 12» снимается тем, что в договоре заранее названо, в чём считаем: в тоннах или в кубах с указанной плотностью. Сколько тонн входит в машину, разобрано в статьях про щебень в КАМАЗе и про вес арматуры. Цены и позиции — в каталоге арматуры и каталоге бетона.

Документ не пришёл или в нём ошибка

Типовые ситуации с закрывающими документами

Ситуация	Что делать
УПД нет через пять дней после отгрузки	Напишите продавцу номер счёта и дату отгрузки. В ЭДО проверьте входящие
Ошибка в реквизитах, наименовании или сумме	Не подписывайте. Просите новый документ, а не исправление от руки
Расхождение с фактом: недовоз, брак, пересорт	Подпишите с замечанием или не подписывайте, составьте акт. Порядок — в статье про приёмку и акт о недовозе
Ошибку нашли после подписи	Исправляют корректировочным документом по согласованию сторон

Как это выглядит в нашем заказе

Счёт один, от нас: товар по цене завода, доставка и сервис 1,5 % отдельными строками, всё с НДС 22 %. Оплата 100 % по счёту, отгрузка после оплаты. Документы — УПД по ЭДО. Перед оплатой можно проверить и продавца, как это делают с любым поставщиком: пошаговая проверка по ИНН. Какие паспорта и сертификаты просить на партию — в статье про сертификаты и паспорта качества. Если материалы идут с нескольких заводов, документы всё равно приходят одним комплектом: как работает один счёт вместо пяти.

Материал справочный, это не юридическая и не налоговая консультация: по статусам УПД, вычетам и срокам хранения спросите вашего бухгалтера.

Скопируйте список материалов и пришлите на заявку — КП с ценами заводов и доставкой придёт за час в рабочее время, пн–пт 9:00–18:00 по Хабаровску. Телефон +7 (984) 175-56-65.