Снабжение стройки: полный гид для прорабов и подрядчиков — от заявки до закрывающих документов

Гид собран по шагам одной сделки: от сметы до закрытого УПД. Каждый шаг короткий, а подробности вынесены в отдельные статьи. Примеры взяты из практики Хабаровска и Дальнего Востока, где короткий сезон и длинная логистика делают ошибки в заказе заметно дороже.

Шаг 1. Ведомость потребности из сметы

Смета говорит, что построить, но не говорит, что заказать. В ней позиции укрупнены, единицы измерения смешаны, а марки материалов нередко заданы в общем виде. Ведомость переводит смету в список для поставщика: наименование, марка или класс, размер, количество в единицах, в которых материал продаётся. Для арматуры это тонны и длины, для бетона кубометры, для щебня кубометры или тонны.

Как составить такой список без потерь, описано в статье ведомость потребности в материалах из сметы. Количество бетона и арматуры можно прикинуть в калькуляторах: калькулятор бетона и калькулятор арматуры.

Шаг 2. Запас на подрезку и потери

Материал не расходуется ровно по смете. Арматуру режут по длинам, и обрезки остаются. Бетон остаётся в миксере и в шлангах, при зимнем бетонировании часть смеси уходит на прогрев и потери. Лист и профиль подрезают под размер. Заложите запас отдельной строкой ведомости, а не растворяйте его в количестве, иначе при сравнении предложений вы не поймёте, что именно закупили.

Размер запаса зависит от материала и от того, насколько точен раскрой. Для мерной арматуры он меньше, для немерной длины больше. Если заказываете длинномер, заранее проверьте транспорт и разгрузку, см. доставка длинномера и разгрузка арматуры. Как правильно сравнивать цену арматуры, смотрите в материале цена за тонну и за метр.

Шаг 3. Заявка и сравнение КП с доставкой

Чем полнее заявка, тем меньше уточнений и тем сопоставимее предложения. Укажите позиции, количества, адрес объекта, желаемые даты и способ разгрузки. Хороший ориентир — вопросы, которые обычно задаёт поставщик, они разобраны в статье как составить заявку, чтобы КП пришло без уточнений.

Предложения сравнивайте по полной стоимости на объекте: цена товара, доставка, разгрузка, НДС, условия оплаты. Дешёвая цена завода без доставки часто проигрывает дилеру с ценой «с доставкой». Метод и таблица для сравнения — в статье как сравнить коммерческие предложения на стройматериалы. Цены заводов по позициям видны в каталогах металлопроката, арматуры и бетона, ставки машин — на странице доставки.

Что сравнивать в двух КП на один и тот же заказ

Параметр	Что проверить	Где часто ошибаются
Единица цены	За тонну, метр, штуку или кубометр	Сравнивают цену за метр с ценой за тонну
Доставка	Включена или отдельной строкой, до какой точки	Не учитывают разгрузку и подъезд к объекту
НДС	Цена с НДС или без	Сравнивают цену с НДС и без НДС
Срок цены	До какой даты действует предложение	Берут устаревшее КП и получают другую цену в счёте
Условия оплаты	Предоплата, частями, после отгрузки	Не оценивают стоимость отсрочки в цене

Шаг 4. Проверка поставщика

Перед первой оплатой потратьте двадцать минут на проверку: выписка ЕГРЮЛ, карточка «Прозрачного бизнеса», Федресурс, картотека арбитражных дел. Совпадают ли реквизиты в договоре и счёте, не ведут ли в массовый адрес, нет ли исков о возврате предоплаты. Порядок разобран в статье как проверить поставщика по ИНН.

Шаг 5. Оплата

Заводы чаще отгружают по предоплате, отсрочка бывает у дилеров и стоит денег. Выбор способа расчёта зависит от размера заказа и вашей истории с поставщиком. Подробнее о рисках и защите — в статье предоплата или отсрочка при закупке стройматериалов. В нашем сервисе оплата 100 % по счёту, отгрузка после оплаты, счёт один, сервис 1,5 % отдельной строкой, НДС 22 %. Для металла и сыпучих материалов счёт выставляется с запасом 3 % по весу и пересчитывается по факту после отгрузки. Условия описаны на странице «Как это работает».

Шаг 6. Доставка и разгрузка

До приезда машины определите, кто принимает груз, чем разгружать и куда. Арматура длиной 11,7 м требует длинномера и площадки, миксер должен подъехать к месту подачи, самосвал с щебнем нужно развернуть. Зимой подъезд к объекту чистят заранее, а в удалённые посёлки края материал иногда везут по зимнику или баржей, и сроки зависят от сезона. Тарифы и условия по городам — на странице доставки.

Шаг 7. Приёмка и акт расхождений

Приёмка проходит в момент выгрузки, не позже. Сверьте количество с документами, проверьте маркировку, паспорта и сертификаты, сфотографируйте груз и машину. Для металла контролируют вес и документы, см. приёмка арматуры и металлопроката по весу и сертификату. Для бетона проверяют документ на смесь, время в пути и осадку конуса: приёмка бетона на объекте. При расхождении составляют акт: порядок в статье акт о недовозе и браке.

Приёмка на объекте: что проверять по материалам

Материал	Что проверить сразу	Документ
Арматура и прокат	Вес, длина, маркировка, диаметры, ржавчина	Сертификат или паспорт, накладная
Бетон	Класс, подвижность, время в пути, объём	Паспорт на смесь, накладная
Щебень и песок	Объём или вес, фракция, засорённость	Накладная, документ о качестве

Шаг 8. УПД и закрывающие документы

Сделка не закончена, пока документы не закрыты. УПД подтверждает отгрузку и нужен бухгалтерии для учёта и вычета НДС. Проверяйте реквизиты, наименования, количество и цену, чтобы они совпали со счётом и фактом приёмки. Обмен по ЭДО сокращает путь документа с недель до дней. Подробности — в статье УПД и закрывающие документы при покупке стройматериалов. Вопросы налогового учёта уточняйте у бухгалтера.

С чего начать

Если на объекте нет отдельного снабженца, соберите ведомость и отдайте её на сравнение. Как закупка устроена без штатного снабженца, описано на странице «Без снабженца». Пришлите список материалов — КП придёт за час в рабочее время, бесплатно, платите только при заказе.