Как составить заявку на материалы, чтобы КП пришло без уточнений

КП приходит с вопросами, когда в заявке нет того, без чего нельзя назвать цену: марки, размера, единицы или адреса. Оператор не гадает, а спрашивает, и час превращается в день. Ниже — что писать в каждой строке, образец и ошибки, которые встречаются чаще всего.

Что писать в каждой строке заявки

Заявка состоит из двух частей: строки с материалами и шапка с адресом и сроком. В строке нужны пять полей.

Поля строки заявки на материалы

Поле	Что писать	Пример
Материал и марка	Название, класс, ГОСТ или ТУ	Арматура А500С, ГОСТ 34028-2016
Размер	Диаметр, сечение, толщина и обязательно длина	Ø12, длина 11,7 м
Количество	Число, а не «немного» и не «машина»	2,4
Единица	Тонны, кубы, штуки, метры, листы. Одна единица на позицию	т
Условия позиции	Подача, вид отгрузки, что важно для приёмки	бетон лотком, щебень насыпью, вес по факту

Образец заявки

Сначала шапка — она одна на всю заявку:

Шапка заявки: адрес, срок, разгрузка

Поле	Пример
Адрес объекта	г. Хабаровск, ул. Садовая, 14; подъезд для грузовика 10 т есть, ворота 4 м
Срок	К 25 ноября, разгрузка с 9:00 до 12:00
Разгрузка	Крана и погрузчика на объекте нет, нужен манипулятор
Контакт	Имя и телефон; ИНН, если нужен счёт на организацию

Потом строки:

Пример заявки: пять позиций

Материал, марка или ГОСТ	Размер	Количество	Ед.	Условия
Арматура А500С, ГОСТ 34028-2016	Ø12, длина 11,7 м	2,4	т	вес по факту
Бетон В22,5 П3 F150 W4, ГОСТ 7473-2010	—	14	м³	лоток, два рейса
Щебень, ГОСТ 8267-93	фракция 20–40	20	м³	насыпью, самосвал
Профнастил С21 оцинкованный	0,5 мм, лист 3 м	40	шт	без полимерного покрытия
Блок газобетонный D500	600×300×200 мм	18,9	м³	поддонами

По такой заявке оператору нечего уточнять. Если вы ещё не определились с классом бетона или фракцией, напишите это словами: «класс подберите по проекту, проект приложен». Вопрос лучше задать в заявке, чем получить его в ответ.

Какие ошибки превращают КП в список вопросов

Типичные ошибки в заявке и как их исправить

Что написали	Что придётся уточнять	Как написать
«Арматура 12, 2 т»	Класс А500С или А240, мерная длина или нет	Арматура А500С Ø12, 11,7 м, 2 т
«Бетон М300, 10 кубов»	Подвижность, морозостойкость, лоток или насос	В22,5 П3 F150 W4, лоток, 10 м³
«Профнастил 40 м²»	Марка, толщина, цвет, длина листов	С21, 0,5 мм, лист 3 м, 40 шт
«Щебень 20 кубов»	Фракция, насыпью или в мешках, заедет ли самосвал	Щебень 20–40, 20 м³, насыпью
«Доска 50×150, 5 кубов»	Длина, порода, влажность	Доска обрезная 50×150×6000, 5 м³ или 111 шт
«Доставить в Хабаровск»	Адрес, подъезд, разгрузка	Адрес, ширина ворот, кран есть или нет

Ещё три ошибки:

• «Или аналог». Заявка расходится на два варианта, и оператору приходится выбирать за вас. Мы не меняем марку и производителя без вашего согласия. Если аналог подходит, перечислите допустимые марки.
• Смешанные единицы. «Арматура 500» — это килограммы, метры или штуки? Выберите одну единицу на позицию. Перевод между ними — в статье про вес и метраж арматуры.
• Нет массы и длины. Без них машину не подобрать. Такое КП проверяет оператор вручную: гадать мы не будем, а вопросы вернутся к вам.

В каком виде присылать: текст, Excel или фото

Форма на сайте принимает текст, фото, скан, PDF, Excel и Word, каждый файл до 8 МБ. Переписывать список в наш формат не нужно.

• Текст. Подходит до десяти позиций. Одна позиция — одна строка, поля в одном порядке: материал, размер, количество, единица.
• Excel. Лучший вариант для длинного списка и для ведомости из сметы. Колонки как в образце выше. О том, как получить такую таблицу из сметы, — в статье про ведомость потребности.
• Фото и скан. Годятся, но мелкий почерк, тень и перекос превращаются в вопросы. Снимайте лист целиком при ярком свете, а итоговые строки продублируйте текстом.

Как называть позиции

Названия удобно брать из каталога: так строка сразу сопоставляется с прайсами заводов. Арматуру ищите в разделе «Арматура», бетон и раствор — в «Бетон и раствор», щебень и песок — в «Песок, щебень, ПГС». Если нужной позиции в каталоге нет, пишите её своими словами с размером и маркой: когда цены нет, мы запросим её у поставщиков и пришлём уточнённое КП.

Если не знаете количество

Прикиньте его в калькуляторах: бетон и арматура. Строка из калькулятора сразу попадает в оценку и в заявку. Если число приблизительное, напишите, из чего вы считали: размеры, этажность, шаг. Оператор увидит допущение и не запросит всё заново.

Адрес и срок: что важно на Дальнем Востоке

Слова «Хабаровск» мало. Укажите улицу или СНТ, ориентир и ширину въезда. Если до объекта едут по грунтовке, зимнику или через паромную переправу, напишите это: от пути зависит машина и стоимость рейса. На дальние адреса КП проверяет оператор и уточняет стоимость рейса. Ставки машин — на странице доставки, точные суммы — в КП. Желаемый срок вносите в заявку отдельным полем и указывайте, в какие часы вам удобно принять машину.

Что происходит с заявкой дальше

Сайт сразу показывает оценку по живым ценам — за пять секунд. Затем робот сравнивает прайсы заводов Хабаровска и Дальнего Востока, оператор проверяет КП, и в течение часа в рабочее время оно приходит вам: пн–пт 9:00–18:00 по Хабаровску, вечерние и выходные заявки разбираем утром. В КП цена завода с НДС 22 %, доставка отдельной строкой и сервис 1,5 % отдельной строкой. У каждой цены своя дата. Если цены на позицию нет, мы запросим её у поставщиков и пришлём уточнённое КП. КП бесплатно, платите только при заказе. Полное описание — на странице «Как это работает».

Скопируйте образец, подставьте свои позиции и пришлите на заявку: КП с ценами заводов — за час в рабочее время. Телефон +7 (984) 175-56-65.